แนะนำบทบาท Facilitator in Microsoft Teams เพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ Leave a comment
การประชุมออนไลน์กลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันในยุคดิจิทัล แต่หากไม่มีโครงสร้างหรือแนวทางที่ชัดเจน การประชุมเหล่านี้ก็อาจกลายเป็นความวุ่นวายและไม่มีประสิทธิภาพได้ และนี่คือบทบาทของ Facilitator ใน Teams — บทบาทที่ออกแบบมาเพื่อสร้างความเป็นระเบียบ เป้าหมาย และการมีส่วนร่วมในการประชุมผ่าน Teams
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการ หัวหน้าโครงการ ครู หรือผู้จัดกิจกรรม การมอบหมาย Facilitator จะช่วยเปลี่ยนการประชุมของคุณให้กลายเป็นการสื่อสารที่เป็นระบบและขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะอธิบายบทบาทนี้ วิธีมอบหมาย และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งาน
Facilitator ใน Microsoft Teams คืออะไร?
ในบริบทของ Microsoft Teams, Facilitator in Teams คือบุคคลที่ได้รับสิทธิ์หรือได้รับมอบหมายหน้าที่ให้ช่วยจัดการบางส่วนของการประชุม แม้ว่าจะไม่ใช่บทบาทเฉพาะทางในระบบ (เช่น presenter หรือ organizer) แต่ Facilitator ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นในด้านต่าง ๆ เช่น:
- การวางแผนวาระการประชุม
- การดูแลและควบคุมการสนทนา
- การกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม
- การบริหารเวลา
- การประสานงานงานที่ต้องติดตามภายหลัง
บทบาทนี้ยิ่งมีความสำคัญในกิจกรรมที่มีโครงสร้างชัดเจน เช่น เวิร์กชอป เว็บบินาร์ การประชุมแบบ hybrid หรือชั้นเรียนออนไลน์
หน้าที่หลักของ Facilitator
บทบาทของ Facilitator มีความสำคัญมากกว่าการเป็นผู้จัดการประชุมทั่วไป โดยทั่วไปแล้ว Facilitator ที่มีประสิทธิภาพจะรับผิดชอบในขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้:
1. ก่อนการประชุม
- วางแผนและจัดทำวาระการประชุมในคำเชิญผ่าน Teams Calendar
- อัปโหลดไฟล์ที่เกี่ยวข้องในแชทการประชุมหรือโฟลเดอร์ SharePoint
- ตั้งค่า breakout rooms หากจำเป็น
- ระบุบทบาทของผู้เข้าร่วม เช่น ผู้นำเสนอ ผู้สังเกตการณ์ ผู้จดบันทึก
2. ระหว่างการประชุม
- กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมและนำเสนอวาระการประชุม
- คอยติดตามแชทและผู้ที่ยกมือขึ้น
- เชิญผู้เข้าร่วมให้แสดงความเห็นหรือร่วมพูดคุย
- ควบคุมการพูดคุยให้อยู่ในประเด็นและภายในเวลาที่กำหนด
- ช่วยผู้นำเสนอในการแชร์เนื้อหา หรือจัดการแบบสำรวจ
3. หลังการประชุม
- สรุปประเด็นสำคัญของการประชุม
- มอบหมายงานโดยใช้ Microsoft Planner หรือ To Do
- แชร์บันทึกการประชุมและวิดีโอผ่าน OneNote หรือ Stream
- ติดตามผลกับสมาชิกใน Teams Channel
วิธีมอบหมายหน้าที่ Facilitator
แม้ว่า Microsoft Teams จะไม่มีปุ่มสำหรับกำหนดบทบาท “Facilitator” โดยตรง แต่คุณสามารถสร้างกรอบการทำงานของ Facilitator ได้อย่างชัดเจนโดยใช้เครื่องมือและการตั้งค่าที่มีอยู่แล้วร่วมกัน ดังนี้:
ขั้นตอน | การดำเนินการ |
1 | ระบุชื่อ Facilitator ไว้ในคำเชิญประชุมและแชท |
2 | มอบบทบาท “ผู้นำเสนอ” เพื่อให้สามารถควบคุมเนื้อหาได้ |
3 | ใช้ Microsoft Loop หรือ Notes เพื่อทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ |
4 | มอบหมายงานแบบสดด้วยการเชื่อมต่อ Microsoft Planner |
5 | ใช้สรุปการประชุมในแท็บหลังการประชุมของ Teams |
แนวทางนี้จะช่วยให้ Facilitator มีทั้งสิทธิ์ในการมองเห็นข้อมูลและการควบคุมที่จำเป็นในการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อใดควรใช้ Facilitator
ไม่จำเป็นต้องมี Facilitator ในทุกการประชุม Teams แต่บทบาทนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อนหรือมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก เช่น:
- การบรรยายสรุประดับผู้บริหาร
- เวิร์กชอประดมความคิด
- การเริ่มต้นโครงการข้ามทีม
- การอบรมออนไลน์
- งาน Town Hall หรือ Q&A แบบเสมือนจริง
ทุกครั้งที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมอย่างมีโครงสร้างหรือแบ่งช่วงเวลาอย่างชัดเจน Facilitator จะกลายเป็นกลยุทธ์หลักที่ขาดไม่ได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
เคล็ดลับ | เหตุผลที่สำคัญ |
กำหนดความคาดหวังตั้งแต่ต้น | สร้างความเข้าใจตรงกันเรื่องกฎและเป้าหมาย |
กระตุ้นการมีส่วนร่วมของทุกคน | เปิดรับมุมมองที่หลากหลาย |
จัดการโทนและพลังของการประชุม | ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีส่วนร่วม |
ใช้ปฏิกิริยาและโพลแบบสด | สร้างการมีส่วนร่วมแบบทันที |
สรุปประชุมอย่างชัดเจน | ช่วยให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ |
นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครื่องมือเสริมเช่น Viva Engage, Microsoft Forms หรือ PowerPoint Live เพื่อทำให้การประชุมมีชีวิตชีวามากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมุติว่าคุณกำลังจัดเวิร์กชอปร่วมกันระหว่างหลายแผนก บทบาทของ Facilitator in Teams จะช่วยให้:
- ผู้นำเสนอสามารถมุ่งเน้นกับเนื้อหาที่ต้องสื่อสาร
- Facilitator คอยจัดการเวลา คำถามในแชท และข้อเสนอแนะจากกลุ่ม
- จัดเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำผ่าน Notes หรือ Planner ได้อย่างเป็นระบบ
การทำงานร่วมกันนี้ช่วยลดภาระของแต่ละคน และทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ
สรุป
บทบาท Facilitator in Teams อาจดูเรียบง่าย แต่สามารถยกระดับคุณภาพของการประชุมได้อย่างมหาศาล Microsoft Teams มีเครื่องมือครบครัน แต่การกำหนดบทบาทมนุษย์ที่ชัดเจน เช่น Facilitator คือสิ่งที่ทำให้การประชุมเสมือนจริงมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมย่อยหรือกิจกรรมขนาดใหญ่ การมอบหมาย Facilitator จะช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ มีความร่วมมือ และมุ่งเน้นผลลัพธ์ ลองใช้ในการประชุมครั้งต่อไป — แล้วคุณจะสัมผัสได้ถึงความเปลี่ยนแปลง.
นอกจากบทความนี้ คุณยังสามารถอ่านบทความอื่นๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับ ไมโครซอฟต์ ได้ที่ Fusion Solution, Fusion Solution 365, Chatframework, IPPhone, SeedKM, และ AskMePlease
